Sistem Manajemen Kontrak & Pekerjaan Lapangan

Masalah yang perlu diselesaikan

Pengelolaan kontrak, material, pekerjaan lapangan, dan dokumen tagihan berjalan di banyak titik sekaligus. Saat satu berkas harus selesai, banyak pihak harus menandatangani dokumen yang sama. Yang paling menguras tenaga bukan hanya jumlah berkasnya, tetapi jarak antara pekerjaan di lapangan dan meja persetujuan.

Untuk menyusun berkas tersebut, vendor harus bolak-balik datang ke kantor perusahaan menemui PIC satu per satu hanya untuk meminta tanda tangan.

Situasi seperti ini membuat alur kerja mudah tersendat di tahap paling dasar: menunggu orang yang tepat berada di tempat yang tepat. Karena itu, masalah utamanya bukan sekadar memindahkan formulir ke layar, melainkan menyatukan status kerja agar semua pihak membaca proses yang sama dari sistem yang sama.

Kenapa pendekatan ini dipilih

Kami memilih Custom Software karena alur kerja, struktur unit, dan bentuk dokumen resminya tidak punya padanan yang pas di produk siap pakai. Sistem ini bukan hanya soal mencatat transaksi, tetapi juga mengatur hubungan antara perencanaan anggaran, kontrak, gudang, pekerjaan lapangan, dokumen K3, sampai antrean tanda tangan digital.

Kebutuhan seperti formulir dinamis, status dokumen yang berlapis, peran penandatangan yang bisa berubah, serta aplikasi Android untuk pekerjaan lapangan lebih tepat dibangun sebagai satu sistem khusus. Dengan pendekatan ini, bagian yang khas bisa dirancang mengikuti proses, bukan memaksa proses mengikuti batasan produk.

Solusi yang dibangun

Sistem yang dibangun menyatukan pekerjaan harian pegawai unit dan vendor dalam satu alur kerja.

• Berkas tagihan terbentuk otomatis saat invoice diajukan, sampai 23 jenis dokumen resmi sekaligus, lengkap dengan dokumen pendukung dan antrean tanda tangan yang sesuai peran.
• Tanda tangan digital berjalan berantai, disertai notifikasi di ponsel, opsi penolakan dengan alasan, dan pergantian penandatangan bila diperlukan.
• Laporan pemasangan dari lapangan memuat foto dan titik koordinat, lalu diverifikasi item per item oleh petugas unit.
• Dokumen K3 disiapkan sebelum pekerjaan dimulai, memakai template yang dikelola unit dan alur persetujuan berjenjang.
• Material yang bergerak ke vendor dan material yang kembali dari lapangan sama-sama tercatat, sehingga posisi pekerjaan dan persediaan bisa dibaca dari satu tempat.
• Pegawai unit dan vendor melihat status yang sama di sistem yang sama, tanpa perlu mencocokkan catatan terpisah.

Dampak setelah digunakan

Vendor tidak lagi harus bolak-balik ke kantor hanya untuk mengejar tanda tangan. Permintaan persetujuan mengalir lewat sistem dan notifikasi ponsel, sehingga pekerjaan bisa tetap bergerak dari lokasi masing-masing.

Berkas tagihan tidak lagi dirakit satu per satu oleh orang yang berbeda. Begitu invoice diajukan, dokumen pendukungnya mengikuti alur yang sama dan membentuk satu paket kerja yang utuh.

Pekerjaan lapangan juga tidak berhenti pada laporan lisan. Foto dan koordinat masuk saat pekerjaan dicatat, lalu diverifikasi langsung oleh petugas unit.

Pada akhirnya, yang berubah adalah bentuk kerjanya: satu sistem dipakai bersama, status yang dibaca sama, dan tindak lanjut tidak lagi bergantung pada banyak catatan yang tersebar.